lunes, 28 de septiembre de 2009

CAPÍTULO VIII:
Estrategias y acciones de relaciones públicas.


CEREMONIAL Y PROTOCOLO
En el desarrollo de la vasta actividad de las Relaciones Públicas, el ceremonial y protocolo constituyen un subsistema de apoyo cada vez más activo, debido a que las actividades sociales de las empresas (cenas, almuerzos, recepciones), y la organización de actos (aniversarios, lanzamientos, exposiciones), responden a necesidades de relación y comunicación.

El ceremonial es el conjunto de formalidades para cualquier acto público o solemne. Por su parte, el protocolo es el conjunto de reglas (normas, usos, precedencias), que se deben tomar en cuenta en las ceremonias.

En conjunto indican cómo organizar actividades, recurriendo a códigos y reglas internacionales que surgieron de lo aprobado en el congreso de Viena en 1915 y las convenciones de 1961 y 1963.

Nos damos cuenta así, de la importancia de la inclusión del Ceremonial y Protocolo como materia en la formación del relacionista público.

PRECEDENCIA
El protocolo ordena la posición de los concurrentes a un acto público o privado, en razón del cargo que ostenta que es el motivo de la invitación y de su presencia.
El lugar más importante (centro), de la cabecera siempre es ocupado por la autoridad que invita, quien tendrá a su derecha al agasajado o invitado principal, a excepción de que el invitado sea el Presidente de la República o quien lo represente; en este caso este último presidirá la mesa. Luego a la izquierda del Presidente se ubicará la persona o autoridad que ofrece la reunión. El resto de los asistentes se ubicarán por su orden de precedencia siguiendo por la derecha e izquierda sucesivamente.

INVITACIONES
Se imprimen generalmente en cartulina blanca de calidad. Su texto puede estar total o parcialmente impreso, dejando en blanco el lugar para poner el nombre del invitado, día, hora y fecha del agasajo, el carácter del mismo (almuerzo, cena, etc.), y un R.S.V.P. (Répondez s´il vous plait), o un S.R.C. (se ruega contestar), agregando el teléfono en el campo inferior izquierdo. En caso necesario se puede indicar también el tipo de vestimenta (etiqueta, calle, etc.)

COMIDAS
Se deben colocar, frente al asiento de cada invitado, tarjetas de mesa con su respectivo nombre.
La selección de vinos se hará de acuerdo al menú elegido y teniendo en cuenta cada plato. Por ejemplo, con la sopa se sirve jerez; con carnes rojas y pasta, vinos tintos; con postres y dulces, oporto o champagne. Los vinos se sirven por la derecha del comensal, mientras que los platos se sirven por la izquierda y se retiran por la derecha.

ORGANIZACIÓN DE CERTÁMENES Y ACTOS ESPECIALES
Este tipo de evento debe programarse por lo menos con años de anticipación y se debe tener en cuenta:
Fecha.
Duración.
Temario.
Disertantes.
Invitados especiales.
Invitados en general.
Confección de programas.
Contactos con el exterior.
Envío del material informativo.
Locales.
Estrado.
Carteles.
Banderas.
Micrófonos de pie y mano.
Equipos de proyección y grabación audiovisual.
Fotógrafos y camarógrafos.
Maestro de ceremonia.
Recepción en el aeropuerto.
Hoteles.
Obsequios y atenciones.
Actos sociales.
Servicio médico.
Transportes.
Secretariado y coordinación general.

ANIVERSARIO
Aparte de lo ya mencionado, quedan algunos puntos por precisar.
Por ejemplo, si se entregan presentes de reconocimiento, los homenajeados deben tener lugar reservado después de las autoridades. La invitación a los empleados debe ser general, incluyendo a los familiares y el acto se organizará, de preferencia, en locales de la empresa. En cuanto a los discursos, deben versar sobre la trayectoria de la empresa y sus proyecciones a futuro.

VISITAS GUIADAS
Se realizan con fines de información y promoción; y con los encargados de las distintas áreas por recorrer, los que tendrán a su cargo las explicaciones correspondientes.

NORMAS PRÁCTICAS
Desde el ángulo de las Relaciones Públicas, la organización de cualquier tipo de certamen requiere el cumplimiento de normas. Para ello se designa un comité organizador que debe implementar comisiones específicas, que pueden ser las siguientes:

Prensa, promoción y difusión. Contacto con los medios de difusión, conferencia de prensa, comunicado de prensa, etc.

Recepción, transporte y alojamiento. Reserva de hoteles, transporte, estacionamiento.

Presupuesto y finanzas. Elaboración de presupuesto, impresiones, papelería, comida, espectáculos, etc.

Relaciones sociales. Coordinación de acciones con entidades similares, elementos promocionales, plaquetas, diplomas, obsequios.

Funcionamiento operativo y equipos. Lugar de reuniones, locución, carteles, fotógrafos, camarógrafos, equipos de grabación, punteros, portafolios, proyectores.

A todo esto se une, con especial prioridad, la Coordinación o Secretaría General del evento, que debe actuar en todo momento conjuntamente con el Comité Organizador y convertirse es su brazo ejecutor.

UTILIZACIÓN ADECUADA DE MEDIOS DE DIFUSIÓN
Consolidar un clima de prestigio de empresas e instituciones con los medios de prensa representa un instrumento más que importante para las Relaciones Públicas.
Para cumplir su misión informativa, la prensa requiere que se atiendan ciertas expectativas que residen en los siguientes puntos:

Disponer de fuentes autorizadas.
Que proporcione material informativo que tenga interés para ser publicado.
Que la empresa tome la iniciativa en el suministro de información.
Que el material que se envíe sea verídico.
Que exista comprensión de los requerimientos de cada medio de expresión.
Que la organización estimule un contacto amistoso con los periodistas.
Que no se retraiga la información cuando sea solicitada.

Las reglas prácticas para confeccionar las informaciones y noticias deben adaptarse para cada medio (escrito, radial o televisivo):

Prensa escrita. La información debe ser permanente a través de comunicados de prensa o gacetillas.
Radiodifusión. Los informativos de las radios se caracterizan por su rapidez, así que las noticias que se envían deben ser cortas y concretas.
Televisión. Los comunicados deben ser de actualidad y sumamente concisos.

CONFERENCIA DE PRENSA
Debe realizarse cuando una empresa u organización tiene hechos importantes para informar. Para ello, el relacionista público será en encargado de la conferencia, de formular las invitaciones a los periodistas y organizará la reunión en todos sus detalles.
Se debe preparar un memorando o folder de prensa, para entregarse a los periodistas; así como servir café o refrescos, según la hora de la convocatoria.
En todo momento, el relacionista deberá esforzarse para que la reunión tenga un tono amable y no sea un frío monólogo.

PUBLICACIONES DE PRESTIGIO
Se les llama así a distintos tipos de material informativo. En todas éstas se debe identificar el logotipo de la empresa.
Revista de la empresa. Constituye un medio de comunicación interno o externo, para promover el prestigio y los intereses de una empresa, dentro del marco de acción de las Relaciones Públicas
Boletines periódicos.
Folletos.
Manual de bienvenida.
Memoria y balance anual.


CAPÍTULO IX:
Ética y deontología para las relaciones públicas.


CONSIDERACIONES
Las Relaciones Públicas, al igual que otras profesiones, no pueden estar ajenas a la conducto de quienes las ejercen, en razón de que entre varias ciencias antropológicas especiales que conciernen al amplio campo del estudio del hombre, dos disciplinas tienen marcada relevancia: una de ellas es la Ontología, que se ocupa del ser y nos aproxima a la realidad de las interacciones del hombre. Por otro lado, está la Deontología, que es la ciencia de los deberes; que en el caso de nuestra disciplina, se preocupa por del cómo debe ser el comportamiento de los relacionistas.

CÓDIGO DE ÉTICA DE CONFIARP (CONFEDERACIÓN INTERAMERICANA DE RELACIONES PÚBLICAS)

Código de ética.
-Las Relaciones Públicas deben ofrecer por parte de sus especialistas, una probada solvencia moral, una amplia formación intelectual y un pleno dominio de todos los aspectos técnicos inherentes a esta disciplina.
-La gestión relacionística, tiene la responsabilidad de propiciar condiciones aptas para la interrelación y la intercomunicación efectiva de todo el conjunto social.
-Todo profesional de Relaciones Públicas deberá obrar subordinado a la verdad de los hechos y sus causas.
-Preservar, defender e incrementar el nivel jerárquico y profesional, a través de la formación universitaria y un constante perfeccionamiento técnico.
-Ser fiel custodio de los intereses de la organización a la cual sirve, en forma directa o indirecta.

En conclusión, las Relaciones Públicas como pedagogía del consenso representan el compromiso institucional con los procesos de integración, la apuesta esencial por la capacitación humanista y técnica, principales ideas-fuerza del Código de la CONFIARP.

CAPÍTULO X:
Relaciones con los poderes del Estado.

CONSIDERACIONES
Por una parte se encuentra la responsabilidad de las organizaciones, de informar con claridad y transparencia sobre sus antecedentes, situación económica y financiera, proyecciones con relación al entorno y responsabilidad social. De otro lado, la responsabilidad de los poderes y niveles de decisión de los Estados, de establecer y abrir canales de información, dentro de los espacios en su competencia, accesibles a todas las organizaciones, que no limiten el derecho a la libertad de información y proporcionarla. Sobre todo de evitar que en esos niveles se considere a la información como un privilegio de unos pocos con acceso al poder político.
Se trata en definitiva, que las vinculaciones de las organizaciones con los niveles de decisión de los Estados, sean como siempre una función vital, dentro del amplio espectro de públicos con los que las organizaciones tienen que integrarse, en base a un discurso sostenido, avalado por antecedentes de comportamiento, como argumento sólido para lograr coincidencias y convergencias, capaces de resistir cualquier juicio de valor.

EL “LOBBY”
Es una actividad para influir eficazmente en las decisiones de las Instituciones Públicas. El término se deriva del apelativo que se les dio en el siglo pasado a los representantes de algunos grupos, que efectuaban gestiones en la antesala (en el lobbyng), del Congreso de los Estados Unidos de América. Debiéndose añadir que por un acta del mismo Congreso fue reglamentado en el año 1946.

CAPÍTULO XI:
Escuela latinoamericana de Relaciones Públicas.

En su libro de 1996 el profesor argentino Julio César Pereira Parodi, identifica esta Escuela Latinoamericana de Relaciones Públicas, la que se fundamenta en el interés de la comunidad y responde a una peculiar realidad histórica y regional, abarcando aspectos medulares de su particular realidad económica, social y política, que inciden en el ejercicio profesional.
El peruano Francisco Flores Bao, señalaba, con respecto a las Relaciones Públicas Latinoamericanas, que en un primer momento los especialistas respondieron al influjo de la corriente pragmática y comenzaron a ejercer en la empresa y a profesar en las prácticas las “Relaciones Públicas norteamericanas” y que a partir de la década del 60, los relacionistas de América Latina comenzaron a dar testimonio de su preocupación por estudiar los factores propios en lo económico, en lo social y en lo político.

LOS INICIOS: LA FIARP
La FIARP (Federación Interamericana de Relaciones Públicas), en su declaración de principios dice que esta entidad representativa de las Relaciones Públicas en América, tiene como suprema aspiración el contribuir a la búsqueda de un mundo mejor basado en la fraternidad, la seguridad, la paz y el desarrollo social y económico de los pueblos, teniendo como fundamento esencial la libertad del hombre y el más absoluto respeto a la dignidad humana.
Posteriormente la FIARP se llamó CONFIARP en 1985, y estuvo integrada en sus inicios por las asociaciones de relacionistas de Brasil, Argentina, Chile, Colombia, Venezuela, México, Puerto Rico, Uruguay y Antillas Holandesas.

CONSOLIDACION: LA CONFIARP
Fue en 1985, que el Consejo de Dirección reunido en pleno en la ciudad de Asunción y tomó la decisión de convertir la FIARP en una Confederación de Relacionistas, cuya denominación fue a partir de entonces: Confederación Interamericana de Relaciones Públicas (CONFIARP). Posee como organismos básicos los siguientes:

El Consejo Permanente.
El Centro Interamericano para la Enseñanza Superior de Relaciones Públicas y Opinión Pública (CIESURP).
La Representación ante los Organismos Internacionales.

BRAZO ACADÉMICO: EL CIESURP
El CIESURP tiene desde 1996 su sede en la Universidad de San Martín de Porres en Lima y su presidente es el Decano de la Facultad de Ciencias de la Comunicación de esta Casa superior de Estudios Universitarios, el Dr. Johan Leuridan Huys.
A través de este centro de estudios se fomentó la investigación, el dictado de cursos superiores, se actualizaron los planes de estudio y se promovió el intercambio de profesores y egresados de los países miembros.

ARTICULACIÓN INTERUNIVERSITARIA: ALACAURP
La Asociación Latinoamericana de Carreras Universitarias de Relaciones Públicas (ALACAURP), constituye un ámbito especializado para el desarrollo de propuestas, estudios, publicaciones y reflexiones respecto a temas e investigaciones propios de las Relaciones Públicas, y una muestra concreta de articulación interuniversitaria, a la que fácilmente se incorporarán más países y universidades.

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